Rekisteri- ja tietosuojaseloste

 

Tämä on Timantti Henkilöstöpalvelut oy (Y-tunnus: 3476956-3 ) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 17.9.2024 Viimeisin muutos 11.10.2024.

 

 

1. Rekisterinpitäjä

 

Timantti Henkilöstöpalvelut Oy

Itäkatu 1-5, 00930 Helsinki

0504686024

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Antti Haapanen, antti.haapanen@timantti.net, 0504686024

 

3. Rekisterin nimi

 

Työnhakijarekisteri. Selosteessa kuvataan, kuinka Timantti Henkilöstöpalvelut Oy käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessin suorittamiseksi. Henkilötietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen, lakien ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) edellyttämällä tavalla.

 

4. Henkilötietojen käsittelijät

 

Rekrytointiprosessissa henkilötietoja käsittelevät rekrytointiin osallistuva HR-henkilö ja/tai esihenkilö. Työntekijän suostumuksella, voidaan oleellisissa ammattiosaamiseen tai sertifiointiin liittyviä tietoja luovuttaa kolmansille osapuolille mikäli rekrytointiprosessi näin edellyttää. Timantti Henkilöstöpalvelut Oy varmistaa, että henkilötietoja käytetään vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka ovat yhdenmukaisia tämän tietosuojaselosteen, lakien ja GDPR:n kanssa.

 

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on työnhakemiseen oleellisten yhteys- ja osaamistietojen tallentaminen rekrytointiprosessin läpiviemiseksi sekä myöhempiä rekrytointitarkoitusia varten. Tiedot voivat jossain tapauksissa olla myös sellaisia joita tarvitaan oleellisesti Timantti Henkilöstöpalvelut Oy:n ja työnhakijan välistä työsopimusta varten. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

 

6. Rekisterin tietosisältö

 

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite), työkokemus sekä muu kokemus, koulutus, mahdolliset suosittelijoiden yhteystiedot, työnhakijan mahdollinen muu, vapaasti luovuttama informaatio, mahdolliset rekrytointiprosessiin osallistuneiden muistiinpanot tai tiivistelmät työnhakijasta.

 

Tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeellista rekrytointiprosessien toteuttamiseksi tai niin kauan kuin rekisteröity ei ole peruuttanut suostumustaan. Hylättyjen hakijoiden tiedot poistetaan vuoden kuluessa hakemuksen päättymisestä, ellei rekisteröity ole antanut lupaa pidempään säilytykseen.

 

Valittujen hakijoiden ja asiakkaiden tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on käsittelyn kannalta tarpeellista.

 

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääasiassa työnhakijalta itseltään. Työnhakijan suostumuksella tietoja voidaan kerätä myös suosittelijoilta.

 

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja siirretään vain sellaisiin maihin, joissa tietosuojan taso on Euroopan komission hyväksymä tai joissa käytetään asianmukaisia suojatoimia, kuten vakiosopimuslausekkeita. Tietoja käsitellään kuitenkin aina tiukkojen sopimusvelvotteiden alla GDPR:n mukaisesti. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisterin ylläpitäjäyrityksen toimesta.

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

 

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

 

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.